Employment Opportunities
Administrative Assistant(North American Office)
This role advances the organization’s mission by providing institutional, administrative, and financial support for collections in the OTS North American Office. Providing essential front-line interaction, they facilitate effective communication with a diverse range of stakeholders, including U.S. and international staff, current and prospective students, alumni, donors, external vendors, and others as needed.
The Administrative Assistant reports to the Chief Administrative Officer.
Institutional support (60%) 24 hours
Support Faculty-Led Academic Groups (FLAGs) by preparing contracts using the established template, negotiating terms as approved by the Chief Administrative Officer, and following up on due diligence, including contacting schools for payment and obtaining contract signatures. Add signature of the Chief Administrative Officer when authorized. Track activity by school for subsequent follow up. Communicate with the Finance Specialist, Logistics Manager, Coordinator of Special Programs and Initiatives, Chief Operating Officer, and station staff as needed. Prepare reports as requested.
In coordination with the Finance Specialist, follow up with Institutional Members for the collection annual dues, and assist with the collection of undergraduate tuition payments from individuals and/or universities, researcher reservations billing, filming contracts, or other collections as needed.
Admissions Support (25%) 10 hours
Application management and tracking with work in several databases, data entry, maintaining paper files, scanning, tabulating, and the preparation of completed student applications for selection review. Maintain detailed reports on all recruiting activities.
Facilitation of the evaluation and awarding of scholarship aid to students.
Prepare selection letters and materials, follow-up on registration forms, preparation of emergency contact and travel information. Create reports as needed.
Communicate by email and/or phone with interested students, study abroad representatives, faculty, and alumni. Answer incoming telephone calls, respond to general questions regarding OTS programs and courses, and direct specific requests to the appropriate staff. Help monitor and respond to the undergraduate admissions email.
Provide clerical support for Admissions staff in preparation for recruiting trips. This includes mailing materials for use at recruiting events.
Support communications on organizational digital media, including social media, website content, blog, Alumni Ambassadors, etc.
Organize and conduct virtual meetings and conferences on various online platforms.
Assist with visa updating of South Africa visa instructions each semester.
Other Support (15%) 6 hours
Answer incoming telephone calls and direct specific requests to the appropriate staff. Assist incoming visitors with information on OTS and notify OTS staff members of visitors and appointments as required.
Accept and disseminate deliveries. Open and distribute incoming mail. Maintain a log of all checks received.
Process outgoing mail using U.S. Mail, Campus Mail, FedEx, UPS, courier, etc. Assist with compiling, copying/collating, and distributing for large mailings.
Process orders for office supplies and/or researching supplies and equipment.
Liaise with campus facilities department for building, maintenance, and grounds needs.
Execute local errands occasionally including drop-offs/deliveries, deposits, mail, etc. Personal vehicle required, valid driver’s license; mileage reimbursed.
Assist in arranging and scheduling meetings, meeting set up, and making appointments as requested.
Perform other projects/duties as assigned by the Chief Administrative Officer.
Education and Experience
Work requires a general business background generally equivalent to a bachelor’s degree in a business-related field. Work requires two years of related business or administrative experience. Knowledge and experience with international nonprofit and/or geographically dispersed organizations is beneficial.
Experience with Bloomerang is a plus.
Must be reliable, punctual, and organized with a high level of initiative. Must be able to prioritize work; remain on task; and perform multiple, concurrent tasks with frequent interruptions while meeting deadlines.
Must be able to adapt easily to change and diversity in day-to-day duties.
Strong interpersonal and communication skills required.
Typing, word-processing, desktop publishing, spreadsheet, and database management proficiency are essential. Computer literacy is required, specifically the entire MS Office Suite for Windows.
Occasional light physical work required.
This is a full-time, non-exempt position with work performed in OTS’ North American Office in Durham, NC. A limited hybrid schedule will be considered.
Salary & Benefits
$40,000 – 45,000 starting annual salary
Benefits: Health Insurance (medical, dental, and vision), FSA, paid time off (vacation, sick, and holidays), 401(k) with generous company match, financial wellness program, employee assistance program, and employee discount program
Required for Application:
Resume and cover letter, along with names, phone numbers, and e-mail addresses of two references. Applications received without a cover letter will not be considered.
Please send all documents (in PDF format) to jobs@tropicalstudies.org including “Administrative Assistant” in the email subject line.
The Organization for Tropical Studies is an affirmative action and equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, national origin, age, protected veteran or disabled status, or genetic information.
Concurso TEVU 07-04042025: Contratación de servicios profesionales para desarrollar justificación para uso de mecanismo de financiamiento para proyectos de la municipalidad del cantón de Belén
El periodo de recepción de ofertas es del 04 abril 2025 al 14 abril 2025 (ambas fechas inclusivas).
Una vez cerrado el periodo de recepción de ofertas, no se recibirán más postulaciones, ni se podrá presentar documentos adicionales.
El proyecto es financiado por el Fondo para el Medio Ambiente Mundial, conocido como GEF por sus siglas en inglés e implementado por la Organización para los Estudios Tropicales (OET), como socio ejecutor, bajo la dirección y acompañamiento de la Junta Directiva. El ejecutivo del Proyecto es el Ministerio de Ambiente y Energía quién mediante la Unidad Técnica, establecerá coordinación permanente con los diversos actores involucrados y definidos en el documento de proyecto (ProDoc). El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) es el garante del cumplimiento de los resultados esperados y comprometidos por el gobierno de Costa Rica.
El objetivo del proyecto es lograr la descarbonización en el Gran Área Metropolitana (GAM) mediante una reforma fiscal y política y una planificación urbana integrada sostenible. Esto se logrará a través de cinco componentes interrelacionados que permitirán una reforma política basada en la evidencia para una economía verde y una planificación urbana integrada sostenible, inversiones en bajas emisiones de carbono sostenibles, resiliencia, conservación y restauración de la tierra, financiación innovadora y ampliación, promover el intercambio de conocimientos, el desarrollo de capacidades y las alianzas en línea con el Programa de Impacto de Ciudades Sostenibles del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF 7), y el monitoreo y evaluación de los resultados del proyecto. Esta estrategia reducirá la pérdida de hábitat para la biodiversidad urbana, la contaminación de las masas de agua, la sedimentación y la erosión, y la emisión de gases de efecto invernadero (GEI) en la GAM, generando beneficios ambientales globales que incluyen 2.000 ha de tierras restauradas, 17.402 ha de paisajes urbanos bajo prácticas mejoradas, y 1.947.539 tCO2-eq de GEI mitigadas en 20 años. Además, beneficiará directamente a 2.134.932 personas (1.067.466 mujeres y 1.067.466 hombres). El proyecto se organiza en 5 componentes, y tendrá una duración de 5 años.
El proyecto trabajará con los diversos actores públicos y privados para fortalecer la gobernanza a nivel nacional y local, así como la coordinación interinstitucional e intersectorial para llevar a cabo una reforma política basada en la evidencia para una economía verde y una planificación urbana integrada sostenible para la GAM. Se prevé una transformación de los sistemas urbanos para mitigar las presiones sobre el medio ambiente urbano procedentes de los sectores del transporte, la industria, la manufactura, los servicios y la gestión de los residuos sólidos y las aguas residuales, a través de una reforma jurídica que alinee las políticas económicas y nacionales y municipales con los objetivos nacionales de descarbonización, contribuyendo al mismo tiempo a la transición hacia una economía verde urbana con perspectiva de género.
Asimismo; el proyecto implementará acciones integradas sostenibles de bajo carbono, resilientes, de conservación y restauración de tierras en la GAM. Igualmente, habrá inversiones en movilidad sostenible que contribuirán a reducir las emisiones de GEI y lograr la descarbonización. Además, se espera que haya interés por parte del sector privado para invertir y comprometerse con las empresas para ampliar las soluciones urbanas sostenibles que generarán beneficios ambientales y sociales, así como aumentar el crecimiento verde y el bienestar social (con beneficios económicos equitativos para hombres y mujeres), mientras se desacopla la extracción y el uso de los recursos. Además, se espera que la variabilidad climática se encuentre dentro de unos márgenes que no afecten significativamente a los resultados del proyecto. Estas condiciones facilitarán el cambio necesario para superar las barreras identificadas que actualmente impiden a Costa Rica avanzar hacia una economía verde y lograr la descarbonización en la GAM a través de una reforma fiscal y política y una planificación urbana integrada y sostenible.
En su conjunto el proyecto trabajará para promover el cambio legal e institucional deseado y que permitirá promover la planificación urbana sostenible en 20 municipalidades de la GAM que son atravesados por el tren eléctrico Metropolitano y mejorar la conectividad y funcionabilidad de los servicios ecosistémicos mediante la rehabilitación de paisajes en los corredores biológicos interurbanos insertos en la GAM.
Al finalizar el proyecto se habrán alcanzado los siguientes 4 resultados:
- Los gobiernos locales y nacionales han fortalecido las instituciones, los procesos y las capacidades para llevar a cabo una reforma política basada en la evidencia y para una planificación integrada sostenible en la GAM.
- Los gobiernos locales y nacionales han realizado inversiones sostenibles e integradas de bajo carbono, resiliencia, conservación y restauración de tierras.
- Los gobiernos locales y nacionales ponen en marcha modelos innovadores de financiación y negocio para ampliar las soluciones urbanas sostenibles.
- Soluciones y mejores prácticas compartidas con la plataforma global SCIP y otros eventos globales y comunidades de práctica (por ejemplo, Natural Neighbors, Urbes Project, ICLEI Initiatives) e iniciativas de América Latina (por ejemplo, el Plan de Acción de Gestión Integrada de la Biodiversidad y Servicios Ecosistémicos de Medellín, y su “Mesa de Biodiversidad” y otros).
A modo de resumen, la Organización para Estudios Tropicales (OET) es socio ejecutor del proyecto: “Transición a una economía verde urbana y la generación de beneficios ambientales globales”. Dicho proyecto es implementado por el programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) por medio de sus oficinas en Costa Rica y financiado por el Fondo para el Medio Ambiente Mundial.
En el marco de lo anterior, el Proyecto TEVU se propone colaborar con el MINAE y la ciudadanía de la GAM para que el Estado y los gobiernos locales dispongan de los insumos requeridos para el establecimiento de los 3 parques naturales urbanos (PANU). PANU se define como: una nueva categoría de manejo de áreas geográficas ubicadas dentro de zonas urbanas, que poseen ecosistemas terrestres y costeros de valor escénico, biológico, recreativo y ecoturístico, cuya importancia radica en la necesidad de proteger y conservar su biodiversidad a la vez que ofrecer a las poblaciones urbanas espacios que promuevan la salud física y mental.
- Atender reuniones con autoridades y funcionarios de la Municipalidad de Belén que estarán vinculados con el desarrollo del proyecto.
- Elaborar un análisis de los proyectos a realizar, estimando un costo preliminar de realización de los mismos, con base en la información entregada por los funcionarios municipales. Este análisis deberá incorporar en un eventual expediente toda la información existente dentro de la Municipalidad, como estudios de necesidades de espacio físico, copias de planos catastro, información presentada en el pasado para la justificación del proyecto, etc.; que permita indicarle a la Contraloría el porqué del fideicomiso.
- Elaborar un análisis financiero y legal de las razones para utilizar un fideicomiso como mecanismo para el desarrollo de proyectos municipales, incorporando en este análisis una comparación con otras opciones de financiamiento de proyectos, así como un análisis legal de la posibilidad que brinda el Código Municipal y el resto de legislación nacional para la utilización de un fideicomiso en el ámbito municipal.
- Elaborar análisis financiero de la capacidad del municipio de hacerle frente a las obligaciones emanadas del fideicomiso, que surjan como consecuencia de la ejecución de las obras para la municipalidad de Belén que hayan sido pactadas en el fideicomiso.
- Presentar un informe final que incorpore todos los análisis realizados, así como la información de soporte requerida para la presentación del contrato de fideicomiso a refrendo de la Contraloría General de la República.
Productos esperados:
- Plan de trabajo y propuesta metodológica.
- Análisis de los proyectos a realizar.
- Análisis financiero y legal del uso de la figura del fideicomiso.
- Análisis de la capacidad financiera del municipio de Belén.
- Informe final que incorpore los insumos elaborados en los análisis, así como otra información relevante para entregar a la Contraloría General como parte del expediente.
- Profesional graduado, con grado mínimo de licenciatura, en las carreras de economía, finanzas, administración de empresas, contaduría pública, o cualquier carrera en áreas afines.
- Experiencia requerida:
- Al menos 5 años de experiencia en entidades financieras o negocios financieros.
- Al menos 10 años de experiencia relacionados al desarrollo de vehículos financieros de propósito especial, como por ejemplo fideicomisos y mecanismos similares, para el financiamiento de proyectos en entidades públicas y privadas.
- Experiencia en el desarrollo de mecanismos de financiamiento para proyectos de entidades pública
Otros requerimientos específicos:
- Experiencias que demuestran adaptación y sensibilidad a aspectos culturales, de género, religión, etnia, nacionalidad y de edad.
- Actitud proactiva y automotivación y capacidad para trabajar bajo presión.
- Habilidad para desarrollar múltiples tareas efectivamente.
- Excelentes relaciones interpersonales.
- Excelente capacidad de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para comunicarse de manera sensible, efectiva, creativa e innovadora.
- Ética e integridad.
- Capacidad para ejercer tacto y discreción en las relaciones con socios y actores diversos.
- Conocimientos en el uso de la Internet, redes sociales y manejo de herramientas electrónicas (Word, Excel, Power Point, Microsoft Project).
- Excelentes destrezas de gestión y facilitación.
- Ciudadano costarricense o con permiso de trabajar en Costa Rica al momento de la contratación y durante todo el periodo de vigencia del proyecto.
- Idioma(s): español como lengua materna.
Habilidades y requisitos deseables:
- Deseable con experiencia previa con Nacionales Unidas u organizaciones de cooperación internacional.
- Conocimiento sobre la agenda 2030 para el desarrollo sostenible.
- Conocimiento en Derechos Humanos, igualdad de género y empoderamiento de las mujeres y las niñas.
- Demuestra una actitud proactiva y automotivación y capacidad para trabajar bajo presión Excelentes destrezas de gestión y facilitación.
Competencias
- Profesionalismo.
- Planificación y Organización.
- Comunicación.
- Trabajo en Equipo.
- Responsabilidad.
- Creatividad.
- Orientación a Clientes.
- Comprometida(o) con un Aprendizaje Continuo.
- Conocimiento Tecnológico.
Tipo de contratación:
La contratación será por servicios profesionales, por un máximo de 5 meses.
Supervisión:
La persona profesional contratada responderá directamente la coordinación del proyecto.
Este proyecto trabaja en coordinación con el clúster de Naturaleza, Clima y Energía del PNUD en Costa Rica.
Todas las personas aspirantes deberán presentar en tiempo, forma y en formato digital, los siguientes documentos, los cuales para todos los efectos son considerados indispensables y de admisibilidad para participar de este proceso:
- Profesional independiente debidamente inscrito y al día ante la Administración Tributaria
- CV actualizado y en idioma español.
- Copia del título de licenciatura afín al puesto.
- La(s) certificación(es) o constancia(s) de experiencia profesional relacionada con el concurso, deben ser emitida(s) por la empresa, organismo o institución contratante, en donde se indique las actividades realizadas y que validen:
- Al menos 5 años de experiencia en entidades financieras o negocios financieros.
- Al menos 10 años de experiencia relacionados al desarrollo de vehículos financieros de propósito especial, como por ejemplo fideicomisos y mecanismos similares, para el financiamiento de proyectos en entidades públicas y privadas.
- Experiencia en el desarrollo de mecanismos de financiamiento para proyectos de entidades públicas.
- Propuesta económica correspondiente a los honorarios por servicios profesionales, total bruto, con todos los rubros relacionados con impuestos, seguros, u otro gasto en el que se debe incurrir. No se pagarán montos adicionales a esta propuesta.
- Cronograma de trabajo.
Solamente en casos de imposibilidad comprobable (quiebra de la empresa, cierre de operaciones o traslado de la empresa a otro país) se permite la declaración jurada notarial, debidamente justificada para certificar la experiencia laboral.
La omisión de alguno de los documentos indicados descalifica la postulación al concurso.
Toda la información solicitada que se reciba, en el periodo establecido para recepción de ofertas, será analizada para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente documento y precisar cuáles cumplen los requisitos.
Los documentos deben ser enviados al correo electrónico reclutamiento@tropicalstudies.org, indicando el concurso al cual aplica (TEVU 07-04042025).
En caso de tener alguna consulta acerca del presente concurso, puede comunicarse al correo electrónico reclutamiento@tropicalstudies.org para que se le den las instrucciones correspondientes; esto debe hacerse a más tardar un día hábil antes del cierre de la recepción de ofertas, para contar con el tiempo necesario para atender lo requerido.
Realizar un documento para dar soporte a la solicitud que hará la Municipalidad de Belén a la Contraloría General de la República, a fin de utilizar un fideicomiso de obra pública como mecanismo financiero que permita financiar y desarrollar proyectos de interés del municipio, a fin de solventar las necesidades de información y justificación requeridas en la conformación de un expediente que acompañe la solicitud de refrendo contralor de un contrato de fideicomiso con un fiduciario eventualmente seleccionado por las autoridades del gobierno local belemita.
Esta fase iniciará con la verificación de la remisión de toda la información solicitada en este documento, que son los criterios de admisibilidad.
Concurso LS 03-03042025 - Contratación de una persona Recepcionista Bilingüe
El periodo de recepción de ofertas es del 04 de abril 2025 al 13 de abril 2025 (ambas fechas inclusivas).
Una vez cerrado el periodo de recepción de ofertas, no se recibirán más postulaciones, ni se podrá presentar documentos adicionales.
Perfil de la Organización
La Organización para Estudios Tropicales (OET) en un consorcio sin fines de lucro formado por más 50 centros universitarios e instituciones científicas del mundo entero. Tiene estaciones de investigación y programas educativos en Costa Rica y Sudáfrica.
La OET es:
Investigación: impulsamos el descubrimiento y conocimiento científico para dar respuesta a las preguntas más urgentes sobre el futuro de los trópicos.
Educación: capacitamos a las nuevas generaciones de investigadores en su camino hacia el descubrimiento científico y el liderazgo global.
Conservación: promovemos estrategias conjuntas de conservación en los trópicos.
Propósito
Mantener la integridad de nuestros ecosistemas tropicales promoviendo el descubrimiento y conocimiento científico, potenciando la percepción humana sobre la naturaleza y reforzando las acciones políticas globales en los trópicos.
Solventar de manera efectiva, apropiada y oportuna todo requerimiento relacionado a la Recepción de la Estación de Investigación La Selva, atendiendo todo tipo de requerimientos relacionados a usuarios internos y externos, de diversas procedencias, lenguas y culturas, procurando que la visita y la atención sean satisfactorias en todos los servicios que preste.
- Mantener una comunicación constante
- Responder y atender las llamadas telefónicas
- Atender a clientes interno y externos
- Elaborar reportes
- Realizar reservaciones
- Llevar el control de la documentación
- Atender la tienda de souvenirs
- Registrar en sistema las facturas
- Realizar encuestas de servicios
- Técnico Medio en Educación Diversificada en algunas de las siguientes carreras:
- Administración y Operaciones.
- Secretariado Bilingüe.
- Secretariado Ejecutivo para Centros de Servicios.
- Turismo en Hotelería y Eventos.
- Turismo Rural.
- Bilingüe Español-Inglés (Nivel C2)
- Conocimientos en:
- Office Avanzado
- Atención de turismo extranjero.
- Venta de servicios.
- Experiencia de 2 años en labores atendiendo en recepción de hoteles.
- Relaciones interpersonales
- Comunicación asertiva.
- Facilidad para trabajar en equipo.
- Adaptabilidad al cambio.
Tipo de contratación
La contratación será por tiempo indefinido.
Aplicaciones
Todas las personas aspirantes deberán presentar en tiempo, forma y en formato digital, los siguientes documentos, los cuales para todos los efectos son considerados indispensables y de admisibilidad para participar de este proceso:
- CV actualizado y en idioma español.
- La(s) certificación(es) o constancia(s) de experiencia profesional relacionada con el concurso, deben ser emitida(s) por la empresa, organismo o institución contratante, en donde se indique las actividades realizadas.
Solamente en casos de imposibilidad comprobable (quiebra de la empresa, cierre de operaciones o traslado de la empresa a otro país) se permite la declaración jurada notarial, debidamente justificada para certificar la experiencia laboral.
La omisión de alguno de los documentos indicados descalifica la postulación al concurso.
Toda la información solicitada que se reciba, en el periodo establecido para recepción de ofertas, será analizada para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente documento y precisar cuáles cumplen los requisitos.
Los documentos deben ser enviados al correo electrónico reclutamiento@tropicalstudies.org, indicando el concurso al cual aplica (LS 03-03042025).
Consultas
En caso de tener alguna consulta acerca del presente concurso, puede comunicarse al correo electrónico reclutamiento@tropicalstudies.org para que se le den las instrucciones correspondientes; esto debe hacerse a más tardar un día hábil antes del cierre de la recepción de ofertas, para contar con el tiempo necesario para atender lo requerido.
Verificación de la remisión de documentos
Esta fase iniciará con la verificación de la remisión de toda la información solicitada en este documento, que son los criterios de admisibilidad.
La Organización para Estudios Tropicales en su compromiso intrínseco con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás.
Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, migrantes, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones.
La OET rechaza la violencia contra las mujeres, así como el hostigamiento sexual y la explotación sexual en cualquier de sus formas, por lo que las personas colaboradoras deben mostrar una conducta integra al respecto.
The Organization for Tropical Studies is an affirmative action and equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, national origin, age, protected veteran or disabled status, or genetic information.