Organization for Tropical Studies, Inc. Whistleblower Policy – English version below
PRINCIPIOS GENERALES
La Organización para Estudios Tropicales (OET) exige que sus directores(as), funcionarios(as), empleados(as) y voluntarios(as): (a) observen altos estándares de ética profesional y personal en el desempeño de sus deberes y responsabilidades, y (b) cumplan con todas las leyes, normas y regulaciones de los países en los que la OET opera, así como con todas las políticas de la OET.
REPORTES
Se alienta a todos(as) los(as) empleados(as) y voluntarios(as) a informar cualquier inquietud o queja sobre prácticas ilegales o violaciones de las políticas adoptadas por la OET para que la Organización pueda abordar y corregir cualquier conducta o acción inapropiada. Es responsabilidad de todos(as) los(as) directores(as), funcionarios(as), empleados(as) y voluntarios(as) informar sobre posibles conductas éticamente inapropiadas o sospechas de violaciones de leyes o políticas de la OET. La Junta Directiva de la OET supervisará esta política.
PROTECCIÓN CONTRA REPRESALIAS
Ningún empleado(a) o voluntario(a) que denuncie de buena fe una violación o coopere en la investigación de una violación sufrirá acoso, represalias o consecuencias negativas en su empleo o posición como voluntario(a). Es contrario a los valores de la OET que cualquier persona tome represalias contra un(a) director(a), funcionario(a), empleado(a) o voluntario(a) que denuncie de buena fe una violación ética o una sospecha de violación de la ley, como una queja de discriminación, sospecha de fraude o violación de políticas o regulaciones de la OET. Cualquier empleado(a) o voluntario(a) que tome represalias contra alguien que haya denunciado una violación de buena fe estará sujeto(a) a medidas disciplinarias, incluida la posible terminación de su empleo o de su relación como voluntario(a) con la OET.
PROCEDIMIENTO PARA INFORMAR
La OET sugiere que los(as) empleados(as) compartan sus inquietudes o quejas con su supervisor(a). Si un empleado(a) no se siente cómodo(a) hablando con su supervisor(a) o no está satisfecho(a) con la respuesta de este, se le alienta a comunicarse con el(la) Presidente(a) y Director(a) Ejecutivo(a) de la OET, con el(la) Presidente(a) de la Junta Directiva o con otro miembro de la Junta de la OET. Los(as) supervisores y gerentes están obligados a reportar por escrito quejas o inquietudes sobre posibles violaciones éticas y legales al Presidente(a) y Director(a) Ejecutivo(a), quien tiene la responsabilidad de investigar todas las quejas presentadas. Los(as) empleados(as) también pueden enviar sus preocupaciones por escrito directamente a su supervisor(a) o al Presidente(a) de la Junta Directiva. Los(as) voluntarios(as) pueden compartir sus preocupaciones con cualquier persona dentro de la OET que esté en condiciones de abordarlas. El(la) Presidente(a) y Director(a) Ejecutivo(a) de la OET será responsable de garantizar que todas las quejas sobre conductas ilegales o poco éticas sean investigadas y resueltas. Además, actuará como “Oficial de Cumplimiento” y asesorará a la Junta Directiva sobre todas las quejas y sus resoluciones, presentando informes al menos una vez al año al Comité de Auditoría sobre actividades relacionadas con el cumplimiento de normas financieras o presuntas irregularidades contables. En caso de que la persona que denuncia crea que el(la) Presidente(a) y Director(a) Ejecutivo(a) podría haber cometido una violación de esta política, la sospecha deberá ser reportada directamente al Presidente(a) de la Junta Directiva o a cualquier otro miembro de la Junta.
ASUNTOS CONTABLES Y DE AUDITORÍA
El(la) Presidente(a) y Director(a) Ejecutivo(a), como Oficial de Cumplimiento, notificará de inmediato al Comité de Auditoría y al Presidente(a) de la Junta sobre cualquier inquietud, queja o informe relacionado con posibles violaciones de esta política en prácticas contables corporativas, controles internos, auditorías, robo material, desvío o malversación de activos, y trabajará con el Comité de Auditoría hasta que el asunto sea resuelto.
ACTUAR DE BUENA FE
Cualquier persona que presente una queja por escrito en virtud de esta política sobre una violación o sospecha de violación debe actuar de buena fe y tener motivos razonables para creer que la información divulgada indica una infracción. Las acusaciones que no puedan ser fundamentadas, que no estén basadas en información razonable y que se demuestre que fueron realizadas maliciosamente o con conocimiento de su falsedad serán consideradas una falta grave disciplinaria.
CONFIDENCIALIDAD
En la realización de investigaciones y en la presentación de informes de quejas, la OET procurará mantener confidencial la identidad de cualquier denunciante o de cualquier persona que proporcione información durante una investigación, excepto cuando sea necesario compartir dicha información con el personal adecuado de la OET, asesores de la OET, autoridades legales, o cuando sea necesario para realizar una investigación adecuada, cooperar con las autoridades, o garantizar la seguridad de los(as) empleados(as), voluntarios(as) o del público.
MANEJO DE VIOLACIONES REPORTADAS
La Organización acusará recibo de cualquier queja sobre violaciones reportadas o sospechadas de esta política si se proporciona la identidad y dirección del denunciante. Todos los informes serán investigados de manera oportuna y se tomarán las medidas correctivas adecuadas si la investigación lo justifica.
ACCIÓN SOBRE QUEJAS
La OET tomará las medidas necesarias en respuesta a cualquier queja, incluidas acciones disciplinarias contra cualquier persona que, según la evaluación de la Organización, haya incurrido en conducta poco ética o inapropiada, y, cuando corresponda, reportará dicha conducta a las autoridades civiles o penales correspondientes.
APROBADA por la Junta Directiva de la OET en su reunión del 28 de junio de 2017.
——————————————————————————————————
Organization for Tropical Studies, Inc. Whistleblower Policy
GENERAL PRINCIPLES
The Organization for Tropical Studies, Inc. (“OTS”) requires that its directors, officers, employees and volunteers (a) observe high standards of business and personal ethics in the conduct of their duties and responsibilities and (b) comply with every law, rule and regulation in all countries in which OTS operates and comply with all OTS policies.
REPORTING
All employees and volunteers are encouraged to report any concerns or complaints regarding illegal practices or violations of adopted OTS policies so that OTS can address and correct any inappropriate conduct or actions. It is the responsibility of all directors, officers, employees and volunteers to report concerns about ethical misconduct or suspected violations of laws or of OTS policies. The OTS Board of Directors will oversee this Policy.
NO RETALIATION
No employee or volunteer who in good faith reports a violation or cooperates in the investigation of a violation shall suffer harassment, retaliation or adverse employment or volunteer consequences. It is contrary to the values of OTS for anyone to retaliate against any director, officer, employee or volunteer who in good faith reports an ethics violation, or a suspected violation of law, such as a complaint of discrimination, suspected fraud, or suspected violation of any policy or regulation governing OTS. Any employee or volunteer who retaliates against someone who has reported a violation in good faith is subject to discipline up to and including termination of OTS employment or termination of volunteer status with OTS.
REPORTING PROCEDURE
OTS suggests that employees share their concerns or complaints with their supervisor. If an employee is not comfortable speaking with the employee’s supervisor or is not satisfied with the supervisor’s response, employees are encouraged to speak with the OTS President and CEO, or with the Chair of the Board or another OTS board member. Supervisors and managers are required to report complaints or concerns about suspected ethical and legal violations in writing to the President and CEO, who has the responsibility to investigate all reported complaints. Employees with concerns or complaints may also submit their concerns in writing directly to their supervisor or to the Chair of the Board of Directors. Volunteers may share their concerns or complaints with any person within OTS who may be properly able to address them. The President and CEO of OTS is responsible for ensuring that all complaints about unethical or illegal conduct are investigated and resolved. The President and CEO shall be the designated “Compliance Officer” and will advise the Board of Directors of all complaints and their resolution and will report at least annually to the Audit Committee on compliance activity relating to accounting or alleged financial improprieties. 2 In the event the reporting person believes the President and CEO may have committed a violation of this Policy, then the suspected violation should be reported directly to the Chair of the Board of Directors or to any other member of the Board of Directors.
ACCOUNTING AND AUDITING MATTERS
The President and CEO as the Compliance Officer shall immediately notify the Audit Committee and the Chair of the Board of any concerns or complaints or reports regarding possible violations of this Policy involving corporate accounting practices, internal controls or auditing or the material theft or diversion or embezzlement of assets and shall work with the Audit Committee until the matter is resolved.
ACTING IN GOOD FAITH
Anyone filing a written complaint under this Policy concerning a violation or suspected violation must be acting in good faith and must have reasonable grounds for believing the information disclosed indicates a violation. Any allegations that cannot be substantiated and are not reasonably based on available information and which prove to have been made maliciously or which are known to be false will be viewed as a serious disciplinary offense.
CONFIDENTIALITY
In conducting its investigations and in reporting complaints, OTS will strive to keep as confidential the identity of any complainant or the identity of any individual who provides information during an investigation, except that the Organization may share such information as it deems necessary with appropriate OTS personnel and advisors to OTS, or as may be required by law or as may be necessary to conduct an adequate investigation, to cooperate with law enforcement authorities, or to provide for the safety of OTS employees or volunteers or the public.
HANDLING OF REPORTED VIOLATIONS
The Organization will acknowledge its receipt of any complaint of any reported or suspected violation of this Policy if the complainant’s identity and address is provided. All reports will be promptly investigated and appropriate corrective action will be taken if warranted by the investigation.
ACTION ON COMPLAINTS
OTS will take appropriate action in response to any complaints, including disciplinary action against any person who, in the Organization’s assessment, has engaged in unethical conduct or misconduct and, where appropriate, will report such misconduct to the relevant civil or criminal authorities.
ADOPTED by the OTS Board of Directors at its Meeting on June 28, 2017.